企業への電話の掛け方ってどうすればいいの?

2019年3月29日 14:30

Dialing telephone keypad concept for communication, contact us and customer service support

今の若い人は電話が下手くそ過ぎます。といえば批判を受けそうですが、実際下手です。
そう、今の20代や30代前半の方は、非常に電話が下手くそです。
我々(40代)に時代に比べて幼少時に携帯電話が普及したことから、家の固定電話の使用が
昔より圧倒的に少なくなったのが原因だと思います。つまり、他人からの電話に出なくなった=他人に電話をしなくなった。
昔なら恋人に連絡する時は家電に掛けていました。「相手の両親が出たらどうしよう」とドキドキしたものです。
そのため、ある程度きちんとした電話の受け方掛け方を予習し考え、実践していました。
一方、今は携帯電話の時代で、身内や友人など気の知れた人以外(つまり他人)に電話することも無ければ
出ることもほぼなくなったため、「他人に電話を掛ける」行為をしなくなったのが今の若者と言うわけです。

だから、今の若い人は電話が下手くそなのです。

しかし、就活や社会人になって必ず他人と会話や交渉をする局面が来ます。
そこで、きちんとした電話の受け答えができるように努力しましょう。
良く考えてみれば、他の若い人が下手くそと言うことはきちんとできれば、逆に好感をもたれるチャンスですよ!

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企業に電話を掛けるときの注意点

・電話を掛ける前に話す用件などをメモしておきましょう。
・静かな場所から丁寧に、ゆっくり、はっきり話しましょう。
・いつもより少し高いトーンで元気よく語尾をはっきりさせましょう。
・先方の情報を控えるためのメモ用紙や手帳も用意しておきましょう。
・携帯電話から掛ける際は、「電波」「電池残量」を確認しましょう。

★電話を避けるべき時間帯

●始業直後や終業間近
●昼休み(11:30~13:30)
※緊急の連絡がある場合は除く

企業への電話を掛け方

【こちらから電話をかける場合にまず言うべきこと】

①大学名、学部、氏名(あなたが誰であるのか)
EX.香取大学経済学部の稲垣五郎と申します
⇒企業の人はいろんな人から電話が掛かってきます。あなたが学生と言うことで電話口の方はあなたからの電話を繋ぐ部署を決定できます。

②用件(何を聞きたくて、何を言いたくて電話しているのか)
EX.応募書類について不明な点がございまして、お電話させていただきました。
⇒まず用件を簡潔に言うことで電話口の方は、さらに繋ぎ方(連絡事項)や担当者を決定できます。

③先方の部署名、担当者名(誰あてに電話しているのか)
EX.人事部採用課の中居様はおられますか。
⇒①②を飛ばして最初からいきなり人や部署名は言わないようにしてください。

【相手が電話に出たら】
①大学名、学部、氏名(あなたが誰であるのか)
EX.香取大学経済学部の稲垣五郎と申します
⇒人が変わるたびにあなたが誰であるかを再度言う必要があります。

⑤都合伺い
EX.お忙しい中恐縮ですが、今お時間よろしいでしょうか?
⇒今手が空いているかどうかを遜って聞く

⑥用件(何を聞きたくて、何を言いたくて電話しているのか)
EX.応募書類について不明な点がございまして、お電話させていただきました。
⇒再度、用件を言う。

⑦メモ
⇒相手が言うことは必ずメモする

⑧確認/復唱する
EX.「成績証明書は後日持参でもよろしいということですね?」
⇒相手にとってもこちらが正しく理解得来ているのかを確認できる。

⑨お礼を言う
EX.「お忙しい中、ありがとうございました。失礼いたします。」
⇒こちらから掛けているので相手はこちらが切るのを待っている場合がある。その場合は
しばらく待って「失礼いたします」と一言添えて電話を切る。

 

 

 

 

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